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Comment faciliter l’échange de document numérique ?

Echange de document

La numérisation apporte de nombreux avantages aux entreprises. En effet, les entreprises qui ne l’ont pas mis en œuvre ont une perte d’avantage concurrentiel significative par rapport aux autres entreprises. Les entreprises ont déjà modernisé et automatisé de nombreuses activités ou tâches quotidiennes. L’un d’eux est le résultat de l’échange  de document électronique. Dans cet article, découvrez comment optimiser l’efficacité des données grâce à l’utilisation de technologies modernes.

Qu’est-ce que l’échange de document numérique ?

Il s’agit d’un système de communication qui permet d’envoyer des document électroniques dans un format standardisé et une structure spécifique. Cette utilisation d’un langage de programmation commun est ce qui permet l’échange entre les systèmes informatiques des parties impliquées dans une relation commerciale. En tant qu’offre basée sur le Web, GED Nextcloud fournit une solution hautement flexible et évolutive pour les transitaires, sans avoir besoin d’une intégration et d’un investissement coûteux et complexes dans le back-office.

L’échange de documents numériques est la pierre angulaire de la productivité de toute entreprise. Mais, les personnels peuvent diffuser des informations confidentielles entre collègues ou parfois avec des partenaires externes. Alors que les logiciels sécurisés facilitent le partage de documents. La plupart des logiciels de partage de fichiers d’entreprise sont lourds, difficiles à gérer et coûteux à mettre en œuvre.

Optez pour un logiciel de gestion électronique d’échange de document basé sur le Cloud

Echanger des documents numériques devient une tendance dans le monde des affaires. L’objectif est de gagner en efficacité et de plus dépenser des documents papiers.  Afin d’aider les employés à ne pas divulguer des données sensibles pour l’entreprise, des logiciels sécurisés sont mis en place pour faciliter l’échange de documents.

Avec la solution GED Nextcloud, les utilisateurs peuvent facilement partager des informations avec les parties concernées, automatiser les interactions de routine, signaler les problèmes à un stade précoce et fournir un référentiel pour la récupération des livraisons terminées. En plus d’automatiser les processus d’expédition aérienne, Nextcloud fournit une interface et des fonctionnalités de gestion des exceptions pour réparer des classes spécifiques de problèmes de données.

Quels sont avantages pour les entreprises sur l’échange de document?

L’échange des documents numériques est adapté et recommandé pour les entreprises de tout type. Ses principaux avantages comprennent :

Raccourcissement la chaîne d’approvisionnement

L’échange électronique de documents permet d’envoyer et de recevoir des documents avec un haut niveau de précision et de rapidité. Il permet d’automatiser et de rationaliser considérablement la gestion des documents, réduisant dans certains cas jusqu’à 70% du temps nécessaire.

Augmentation de la précision des transactions

L’échange électronique permet d’automatiser une partie importante de la gestion de la documentation, ce qui évite les erreurs humaines. D’après la GED Nextcloud, une telle automatisation peut générer des économies de 65 à 80% pour les entreprises.

Elargissement du marché des activités de l’entreprise

Les documents numériques sont structurés sous un format spécifique et standardisé. Ils permettent aux entreprises de toucher davantage de partenaires internationaux et de partager des normes avec eux.

Soutien au suivi des transactions

Un système complet d’échange électronique de documents permet de contrôler les transactions. Avec la GED, les entreprises peuvent voir exactement leur situation dans le processus. Elles peuvent déterminer si les documents ont été correctement envoyés ou reçus.

 

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